Was
ist PowerPoint?
Das Programm PowerPoint ist im Office-Paket enthalten und lässt sich
zur Präsentation verwenden. Ob nun eine Präsentation mit Folien
oder eine Bildschirmpräsentation gemacht wird ist egal, denn PowerPoint
ist für beides eine gute Lösung!
Da sich mittlerweile Beamer, Projektoren, die das Monitorbild auf die
Wand projizieren können, immer mehr durchsetzen und auch immer preiswerter
werden, sollte man aber auch mit dem Gedanken an eine Bildschirmpräsentation
spielen, denn mit PowerPoint lassen sich in diesem Bereich einfache und
trotzdem beeindruckende Effekte erzeugen, die dazu führen, dass das
Publikum aufmerksam deiner Präsentation lauscht. Wer noch kein PowerPoint
hat: PowerPoint ist in Microsoft's Office enthalten (Office 2003 Professional
gibt es für 593,99€ bei Amazon).
Welche
Einstellung ist die beste?
Am Anfang schlägt ein Dialog mehrere Möglichkeiten vor, wie man die Folien
erstellen könnte. Es gibt zwar auch einen Assistenten, aber ich finde,
dass man die Folie "von Hand", also ohne Assistent, erstellen
sollte. Denn der Assistent erstellt meiner Meinung nach 08/15-Folien,
die man nicht für professionelle Präsentationen verwenden sollte.
Also wählen wir den Menüpunkt "Leere Präsentation",
wenn wir beim Start von PowerPoint danach gefragt werden. Klicke dann
auf "OK".
In dem nächsten Dialog lässt sich auswählen, welche Art
von Folie erstellt werden soll, mit Bildern, Überschriften, Tabellen
und Diagrammen. Die erste Folie sollte eigentlich nur die Überschrift
enthalten, sodass der Menüpunkt "Titelfolie" für die
erste Folie wohl der Beste ist. Durch die Bestätigung mit "OK"
wird die Folie erstellt. Wenn du dann auf die einzelnen Felder klickst
kannst du den gewünschten Text eingeben.
Bildschirmpräsentationen
ansehen
Wenn du dir dann die Folie in der Bildschirmpräsentationsansicht
ansehen willst, klicke auf den  -Knopf
- den findest du am unteren linken Bildschirmrand. Jetzt wird dir gezeigt,
wie es später einmal in der Bildschirmpräsentationsansicht aussieht,
mit der [ESC]-Taste verlässt du diese Ansicht wieder.
Erstellung
von Folien
Eigentlich funktioniert die Erstellung von Folien, wie das Schreiben in
Word. Einziger Unterschied ist, dass du nicht einfach drauf los schreiben
kannst, sondern erst ein Textfeld erstellen muss, dass den Text dann anschließend
aufnimmt. So ist der Text aber frei positionierbar.
Das Einfügen von Grafiken in PowerPoint-Präsentationen funktioniert genauso
wie in Word (mit dem Menüpunkt "Einfügen/Grafik/Aus
Datei"). Im Einfügen Menü befinden sich noch weitere Objekte die
man in seine Präsentation einfügen kann.
Gestaltungsregeln
Also ich möchte mal an dieser Stelle ein paar wenige einfache Gestaltungsregeln
geben, an die man sich halten sollte um keine schlechte Präsentation
zu erstellen.
- Schreibe nicht zu viel auf deine Folien!
Du solltest so wenig wie möglich auf die Folien schreiben, die
Folien dienen nur als Erinnerung an das was du gerade sagt, bzw. gesagt
hast. Auf den Folien sollte also das zusammengefasste Thema deiner Ausführungen
stehen.
- Benutzer keine ungewöhnlichen Schriften und Farben
Man sollte die Schriften die du verwendest auch lesen können. So
schön die StarTrek-Schrift auch ist, man kann sie von weitem schlecht
lesen, außerdem sind solcherlei Spielereien nicht seriös
und lenken vom Inhalt ab.
Farben ist ein sehr wichtiges Thema! Zum einen solltest du keine schrecklichen
Farbzusammenstellungen wie gelb auf blau verwenden, das wirkt unseriös
und lenkt ab. Zum anderen solltest du Farben wählen mit denen sich
der größtmögliche Kontrast erzielen lässt. Das
sind nun mal weiß auf schwarz! Ansonsten sind die Sachen die du
mit dem Beamer projizierst schwer zu entziffern. Wenn du nicht sicher
bis ob man es lesen kann, dann probier es am Beamer aus.
Die letzte Folie darf aber schon etwas poppiger sein. Da ist alles erlaubt,
schließlich wird keiner mehr gestört oder abgelenkt.
- Schreibe groß!
Auf Folien soll wenig stehen, darum hat man auch viel Platz, diesen
sollte man ausnutzen und die Schrift und die Grafiken groß genug
machen. Die Leute in der letzten Reihe haben keine Lust mit einem Fernglas
auf die Projektionsfläche zu sehen!
- Baue keine nervigen Töne in deine Präsentationen ein
Es mag reizvoll sein, einen schönen Ton als Übergang einzublenden,
doch spätestens nach dem dritten Mal wird es nervig wenn es jedes
Mal knall und zischt. Es lenkt ab und wirkt unseriös. Bei der letzten
Folie darfst du jedoch schon mal einen Ton zur Auflockerung einsetzen;
dann stört es niemanden und lenkt auch keinen ab.
Neue
Folien hinzufügen
Da man meistens nicht nur eine Folie für eine Präsentation
braucht und man auch nicht nur eine Folie verwenden sollte auf die man
alles möglich quetscht, ist es notwendig, dem Projekt weitere Folien
hinzuzufügen. Dies geschieht mit dem  -Butten,
der sich in der Symbolleiste befindet. Hier kann wieder gewählt werden,
welches Folienlayout verwendet werden soll. Die Handhabung der Folienlayoutbearbeitung
ist eigentlich immer gleich: Einfach auf die einzelnen vorgefertigten
Elemente klicken.
Masterfolie
PowerPoint bietet eine super Möglichkeit Folien einheitlich
zu gestalten. Dies wird mit der Master-Folie gemacht. Diese ist über
den Menüpunkt "Ansicht/Master/Folien-Master" auf zu rufen.
Dort können die einzelnen Elemente standardisiert werden. So können
Standardhintergründe oder die Größe der Überschriften
für alle Folien geändert werden. Das gute daran ist, dass man
diese Veränderungen nicht bei jeder Folie machen muss, sondern, dass
die Veränderungen automatisch auf alle anderen Folien angewandt werden.
Dies ist besonders bei einer großen Folienzahl von Vorteil!
Spezialeffekte
bei Bildschirmpräsentationen
Wenn man präsentiert ist es nicht immer förderlich, wenn man
gleich den ganzen Inhalt der Folie sieht, es ist besser, wenn nach und
nach Teile der Folien erscheinen. Dies kann man mit Animationen machen.
Man markiert das gewünschte Objekt und klickt mit der rechten Maustaste
drauf. Im Kontextmenü wählt man dann den Menüpunkt "Benutzerdefinierte
Animation". In dem folgenden Dialog kann man die verschiedensten
Arten einstellen, wie das Objekt erscheinen, bzw. verschwinden soll. Die
Zuweisung bezieht sich auf jedes einzelne Objekt, so dass man die Objekte,
die sich auf der gleichen Folie befinden auch unterschiedlich erscheinen
lassen kann. Man kann auch Töne einstellen, die ertönen sollen, davon
rate ich aber ab, da dies den Präsentationsablauf stört und die Zuhöre
verwirrt, bzw. ablenkt. Ebenso rate ich von sehr lange dauernden Einblendungen
ab, da die nur ablenken und unnötige Zeit kosten.
Bei Bildschirmpräsentationen ist es wünschenswert, die Folienübergänge
schöner zu gestalten und nicht so abgehackt anzuzeigen. Man kann
bei PowerPoint den Folienübergang verändern, dies geschieht
mit dem Menüpunkt "Bildschirmpräsentation/ Folienübergang...".
Es erscheint ein Dialog, bei dem sich mittels einem Drop-Down-Listenfeldes
die Art des Folienübergangs einstellen lässt. Auch ein Ton für
den Folienübergang lässt sich einstellen. Auch hier gilt das
gleiche was ist schon bei den Animationen gesagt habe: Keine Töne
und keine ewig langen Überblendungen!
Präsentieren
Das spätere Präsentieren geht dann im Bildschirmpräsentationsmodus
vonstatten, diesen habe ich schon beschrieben. Was für eine spätere
Präsentation noch interessant ist, ist die Notizseitenansicht ( ).
In diesem Modus kann man unter die einzelnen Folien noch einige Notizen
schreiben und diese dann mit den Folien ausdrucken. So lässt es sich
besser präsentieren.
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